E-faktúra je faktúra v štruktúrovanom súbore XML, nie v PDF. Počítač z nej vyčíta každý údaj presne, človek ju bez programu prečíta len ťažko. Na Slovensku sa chystá povinná elektronická fakturácia medzi firmami, takže e-faktúr bude pribúdať.
Čoraz viac dodávateľov posiela faktúru nielen ako PDF, ale aj ako XML súbor, takzvanú e-faktúru. Pre počítač je to ideálny formát, všetko je v ňom presne označené. Pre človeka je to stena značiek, v ktorej sa suma hľadá ťažko.
Foldy teraz e-faktúry číta. Nahráš XML a v priečinku uvidíš normálny doklad s firmou, sumou a dátumom.
Čo Foldy z e-faktúry prečíta
Všetko, čo v nej je: dodávateľa a odberateľa, číslo faktúry, dátumy vystavenia, dodania a splatnosti, položky, DPH podľa sadzieb, sumy a platobné údaje.
Pri PDF a fotkách Foldy údaje rozpoznáva. Pri e-faktúre ich len prečíta, presne tak, ako sú v súbore. Preto e-faktúry číta vždy, aj keď máš automatické rozpoznávanie vypnuté.
Z údajov Foldy určí aj typ dokladu. Podľa IČO a DIČ v Nastaveniach pozná, či je to faktúra prijatá, vydaná alebo dobropis. Do mesiaca ju zaradí podľa dátumu dodania.
Na faktúru sa pozrieš v náhľade ako na bežný doklad. Ak je v e-faktúre vložené aj PDF, vidíš ho na vedľajšej karte.
Kontrola, ktorú by si ručne nerobil
Pri čítaní Foldy skontroluje najdôležitejšie pravidlá európskej normy pre e-faktúry: či sedí súčet položiek, či DPH sedí so základom, či suma na úhradu zodpovedá zvyšku faktúry a či nechýba číslo, dátum, splatnosť alebo IČ DPH dodávateľa.
Keď niečo nesedí, doklad sa aj tak uloží. Pod riadkom uvidíš, koľko chýb Foldy našiel, a po kliknutí aj ktoré. Účtovníčka vidí to isté upozornenie. Najlepšie je požiadať dodávateľa o opravenú faktúru.
Upozornenia v priečinku
Pri e-faktúrach Foldy stráži aj veci, ktoré sa ľahko prehliadnu:
- Duplicita. Rovnaká faktúra je v priečinku dvakrát alebo už je v inom mesiaci.
- Iná firma. Faktúra je vystavená na inú firmu, než je tvoja. Funguje, keď máš v Nastaveniach vyplnené IČO alebo DIČ.
- Iný mesiac. Dátum dodania patrí do iného mesiaca. Jedným klikom faktúru presunieš, a ak priečinok ešte nemáš, Foldy ho založí.
E-faktúra a jej PDF
Dodávatelia často pošlú oboje: XML aj PDF. Vo Foldy by to boli dva doklady za jednu faktúru. Foldy ich preto spáruje, keď majú rovnaké číslo aj sumu.
Ak nahrávaš oba súbory naraz, PDF sa rovno priloží k e-faktúre ako náhľad. Ak PDF pribudne do priečinka neskôr, Foldy sa opýta. Môžeš ho priložiť, alebo nechať zvlášť.
Účtovníčka potom vidí jeden doklad, nie dva. Platná je e-faktúra, PDF je len jej čitateľná podoba.
A ďalej
E-faktúry idú do exportu do účtovného softvéru s údajmi presne z XML. V ZIP-e mesiaca je XML aj PDF náhľad. Z emailu ich pridáš aj cez doplnok do prehliadača.
Funguje to aj opačne: faktúru, ktorú vystavíš vo Foldy, stiahneš ako e-faktúru. Viac v článku E-faktúra od 2027: ako ju vo Foldy vystavíš a prečítaš.
Čo zatiaľ nevie
- Foldy číta e-faktúry vo formáte Peppol BIS 3.0 (UBL). Formáty ISDOC a CII zatiaľ nie.
- E-faktúry neprijíma ani neposiela cez sieť Peppol. Súbor do Foldy nahráš alebo pridáš z emailu.
- Údaje e-faktúry sa nedajú ručne upraviť. Platí to, čo je v XML.
Časté otázky
Ako otvoriť e-faktúru v XML?
Nahraj XML súbor do Foldy alebo ho pridaj z emailu doplnkom. Foldy ti ukáže faktúru v čitateľnej podobe, a ak je v nej vložené PDF, aj to.
Aký je rozdiel medzi e-faktúrou a PDF faktúrou?
PDF je obraz faktúry pre človeka. E-faktúra je dátový súbor, v ktorom je každý údaj presne označený, takže ho program prečíta bez chýb. Keď dodávateľ pošle oboje, platná je e-faktúra a PDF je len jej čitateľná podoba.
Čo je Peppol?
Európsky štandard a sieť na posielanie e-faktúr medzi firmami. Foldy číta e-faktúry vo formáte Peppol BIS 3.0 (UBL), ktoré doň nahráš. Cez samotnú sieť Peppol ich neprijíma ani neposiela.
Ako skontrolovať, či je e-faktúra správna?
Foldy pri čítaní overí najdôležitejšie pravidlá: či sedia sumy a DPH a či nechýbajú povinné údaje. Chyby uvidíš pod riadkom dokladu aj s popisom.